記録類の断捨離をしよう


職員の「間接支援」で、
会議の次に時間をとっているのが、
「記録類」です。

様々な記録があり、
記録になれていないとか、
ものごとをまとめて書くことを
苦手だと思うと、
どうもこの仕事は、
やる気がなくなることはありませんか?

でも、これは、
あなたが、どんな支援をしているか、
そして、法に基づいてしているか、
また、利用者の皆さんへの人権侵害がないか、
個別支援計画にそって支援ができているか、
などなど、明確にするためのものなので、
重要なものです。

そして、あとあと、
過去の記録から探り出すものもありますので、
何年分も保管しておくものです。

そんな記録ですが、
どんな事を書くべきかは、
行政が決めたものではありませんので、
事業所に合わせて、
作り上げるものです。

ただし、監査があり、
今まで指摘されたようなことがあれば、
書かなければならない事項もありますが、
書式は決まっていません。

ですから、
あなたの事業所の裁量によって、
中身を決めてよいことになります。

もし、不要な情報を書くことで、
職員の時間をとっているのであれば、
最低限なものを基本として、
事業所として、絶対必要と思うものを
足す程度に
作り直すことは考えてもよいと思います。

また、いくつもの記録に
同じようなことを
書いているのであれば、
それを、一本化してみるなど、
シンプルにしていくことは、
必要でしょう。

毎日慣習で続けていることなので、
ほんのちょっとのことで、
大したことがないと思われがちですが、
これを、毎日毎日続けると、
その量たるや相当量になるわけです。

例えば、1分かかっている記録を毎日していたら、
1年間で240分となるのです。
そういう無駄な積み重ねが、
あなたの事業所を「忙しい施設」に
追いやっている可能性もあるのです。

では、どういう点に注目して
新しく作っていったらよいでしょうか?

まず、書式を見直すリーダーを決めましょう。
役がある人と言うことではなくても良いので、
様々な記録を見直す視点を
持っている人が良いと思います。

変化させることが好きな人、
つまり、そこに「強み」を持っている人や
書くのが苦手な人でも良いと思います。

そして、いつから変えるかを決めましょう。
期限がないと、後回しになっていきますので、
これは絶対に決めるべきです。

年度初めからとなれば、
さかのぼって、
いつからプロジェクトを
開始するか決めましょう。

本当に必要な項目か、
そして、あっちこっちに同じことを
何度も書いている状態ではないかという視点で、
いらない項目や、
まとめたほうが良い項目を出していきましょう。

記録が、あっちこっちに飛んでいると、
使用する時に、あっちもこっちも
引っ張り出さなければならなくなりますので、
その点も整理していきましょう。

また、あってもなくても
良いものというのが、必ずありますので、
そこは、もう省くことです。
何かに使うかもしれないと思いつつ、
使っていないのであれば、
不要と言うことにしましょう。

書くポイントを絞ることです。
特にケース記録は、
どの視点で書くのか、
マニュアルが必要かもしれません。
書ける人はどんどん書いてしまい、
そのまま引き継ぎをされると、
その人の「質」と同等に
書かないといけないと思い込みます。
でも、いらないこともありますので、
マニュアル化することです。

マニュアルといえば、
何分くらいでできるものというスタンスを
持つのも良いかもしれません。
それを記録用紙に表示しておけば意識も高まります。

だらだらと書いていることが、
自分たちの首を絞めている可能性もありますので、
基準を決めておき、
その中でできる程度にするという意味です。

このように、
少しの変化で、
あなたの無駄な仕事は減ります。

要するに断捨離です。

無駄があると、そこを常に気にすることになり、
あなたのエネルギーが、
捨てられている状態なのです。

でも、無駄に捨てるエネルギーを
使わないように、
書類を作っていくのであれば、
そこに使っていたエネルギーは、
他に使えるようになります。

無駄なことをして、
自分自身も疲弊し、
組織も疲弊することは、
できるだけ避けなければなりません。

たかが書類。
されど書類です。

大きな問題を抱えているように
見えていない書類ですが、
それは、毎日継続しているから
そうは思えなくなっているだけです。

「慣習」は、良いことにも使えるのですが、
この場合は、「悪しき慣習」となっているのです。

気づいてください。

あなた方を苦しめている根源は
「記録類」であることを。

そして、変えていくエネルギーは、
一時大変かもしれませんが、
そのあとの「楽」を考え、
変化を創り出しましょう!

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