ムダな会議にしないための会議のルール



会議をするときに、
開始時間と場所と司会・記録だけが決まって、
会議を始め、
上の人がずっとしゃべっていて、
参加者のほとんどが一言も言葉を発することなく、
だらだらと時間がかかり、
残業にもなってしまい、
ようやく終了をし、
その後、
いざ、実施しようとすると、
誰がやるの?というようなことになったり、
会議以外のところで、
「あの意見良くないよね?」などの愚痴が出たり。

会議そのものがムダで
意味をなしていない職場はありませんか?

こういう職場ですと、
会議をすること自体が、
億劫になっていきますが、
会議が活発な事業所もまたあるのが事実です。

そんな、事業所になりたいと思いませんか?

まず、大切なのは、
会議のルールなのです。

さらに、これを決める会議をしていくこと
重要なのです。

会議のルールを決める会議?
と思われるでしょうけど、
慣習でやっていたり、
上司がやり方を決めた会議は、
先ほど書いたような会議になりやすく、
今まさに、あなたの事業所の会議が、
先ほど書いたような状態であるならば、
何かを変えていかなければ、
現状は変わりません。

何かを変えるためには、
やはり話し合いが必要ですから、
「会議のルールを決める会議」を
するべきなのです。

会議は、
上から言われたことを守るためではなく、
利用者にとって、意味のある会議とするべきですし、
もちろん、働き手としても自分の意見が言えたり、
働きやすい環境になるように、
するものですから、
今、課題があるのであれば、
ぜひ、会議自体のやり方を
本来あるべき姿に変えるための会議としていきましょう。

さて、
その会議ですが、
ルールを決めるための会議ですから、
今まで課題があったところは何かを、
出していきたくなるでしょうけど、
それはあえて出す必要はありません。

何を出すかというと、
こういう会議にしたいと言うことを
意見として出していくことです。

まずは、意識を過去に持って行くのではなく、
未来志向でいきましょう!

話し合いの仕方は、
30個ワークを参考にやってみてください。
(参考)
【保存版】原因・支援方法を考えるための30個ワーク

そして、皆さんが
「こういうルールなら、会議が楽しくなる」
をイメージしていきましょう!

決まりやすく、
ストレスがなく、
意見が反映され、
実行しやすく、
利用者の皆さんにとっても有益な時間となる会議をイメージします。

創り出すような明るいイメージにして、
暗さを取り除けるものにしたいところです。

さて、30個ワークをしながら、
ルールとしたい項目を出してみましょう。

たとえば、私が入れたいルールは
下記のようなことです。

・人の意見に批判しない
・意見はどんな職種・立場でも同等である
・正解は利用者が決める
・利用者の立場に立って決める
・終わりの時間を決める
・やってみてだめだったら変えることができる
・言いたいことが言える

さらには、
・決めた時間内に終わる
・会議後は一旦やってみる
・もし終わらなければ、別な日に設定する所までを会議時間内に決める

など、
ルールとするべきことはいろいろあります。

30個ワークで、もちろん、30個以上になることもあるでしょうし、
20個で終わるかもしれません。

その出たものを次の会議までに
お一人おひとりが入れたいルールを考えていき、
決定版を作ってみてはいかがでしょう?

ルールはいくつあっても良いですが、
皆さんが納得した内容をルールとすることです。

そして、そのための会議です。
だめだから省こうではなく、良いから入れようという意味の会議です。

会議がうまくいっていない事業所は、
ぜひ、会議のルールを決める会議を
充分時間を取って、やってみましょう。

次からの会議がガラッと変わりますよ!

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