毎週、○曜日に集まって、
顔を合わせて、
会議が始まります。
議題をあげて、
話し合っているのか報告会なのか、
声が大きい人の意見が通り、
黙っていた方が得と考えることもあります。
ようやく何か結論づいたとしても、
実行されない。
なんだろうなあ、この会議？
課題ばかりだなぁ。
定例でなんか、やらない方がいいんじゃない？
そんなふうに思ったのは、何年前のことでしょうか？
会議で、
課題はありませんか？
必要とされる、良い会議にするために。
もう少し具体的に考えていきましょう。
会議のルールを決めてから始める
今日の会議で何をするのかを決めてから始めます。
「時間になりました。始めます」では、
意味のない会議になりやすいです。
行動が始まる前に、
構成メンバーの
意識を高めるためにも、
今日、この会議で何が始まるのか、
そのために何を決めるのか、
明確にしていきましょう。
○○についてです。
だけではなく、
何をどこまで決めるのか、
何を話し合うのかを宣言しましょう。
５Ｗ１Ｈを基準が役に立ちます。
そして、議題の順番も決めます。
その順番でよいかも確認します。
他の人の意見を
批判はしないということもいいましょう。
つまりルール決めです。
何時までやるか、終わらなかったら、
残った部分をどうするかも
始まる時に決めましょう。
大きな声の人の意見が通るべきではない
意見を言う人が決まっているという
会議も多いでしょう。
いう人は良かれと思っているか、
何も考えていないで、発言していますね。
でも、それで、言いたいことが
言えなくなっている人がいるということが
絶対にあります。
言ったもの勝ちにならないように、
意見を言う機会は均等にあるべきです。
会議の目的を持とう
いつもの時間にいつものように、
いつものメンバーが集まる会議のために、
慣習化してしまい、
中身がなくても
その時間にやっていることも
多くあるようです。
ただ何となく集まるので、
何の会議かが明確にならないようです。
目的に応じて、
集まる人を変えてみてもいいでしょうし、
不要ならやらないこともありなのです。
目的を持って臨むようにしましょう。
そして、その目的のために
自分が招集されたんだという認識をし、
自分の意見が会議を作る
と思って参加しましょう。
反対意見を言わない
一つ一つの意見は、
同等の価値があるものです。
自分の意見と違うと、
「それは違う」といってしまう人が
多くいるのです。
言われると、
自分の意見を言えなくなる人もいます。
一つ一つ意見が出るたびに
それは違うとか、
それはやったことがあるけど
うまく行かなかったとか、
そういうあなたの感情を
言うのはやめてください。
最後には、多数決等で決まるのですから、
一つ一つの意見に言うことではないのです。
意見として同等に並べられた後に、
多数決等で決めるだけにしましょう。
司会は、調整役
司会者は、中立的な役割です。
そして、皆さんの意見を引き出したり、
意見を大切にする役割があります。
どんな方法で決めればよいかを皆さんに伺い、
皆さんの総意で会議が進むようにしましょう。
横道にそれそうであれば、
軌道修正する。
ひとりの人に
時間がかかりすぎているなら
他の人もいることを促す。
批判が入ったら、
それを制する。
参加者が心地よく意見を言い、
考えられるようにするための
調整役と思ってください。
また、意見が出ても、
他にはないか等促してみたりもします。
皆さんが、満足のいく会議にする役割として、
一番重要だと思います。
効率的に、
しかも確実に
決めていくために、
みんなで作る会議にしたいものです。
嫌な会議ではなく、
楽しみな会議になるようにしたいものですね。