会議をしました。
意見が出なくて長い沈黙。
会議が終わると文句の嵐。
だったら何で会議で言わないの？
上司が出席した会議で決まったことに
後からＮＯ！といい、ひっくり返す。
なんだか報告だけで、
やってる意味があるのかしら？
夕方からの会議で何時間もかかって残業。
みんなでやろうと会議で決めたけど、
いつまでたっても、決めたことが始まらない。
なんて、よく聞く話です。
会議には、ルールが必要なのです。
でも、そのルールを決めずに
毎週何曜日の何時からやりますだけで、
はじめてしまうから、
いつも同じような感じで、
「やるもの」になっている。
会議は本来必要な時に、
やるべきですが、
それは後回しにしても、
まず、中身を改善していかないといけないでしょう。
会議の仕方の本も世の中にたくさん出ていますので、
ぜひご参考にしていただきたいのですが、
会議のルールを皆さんで決めては、
いかがでしょうか？
例えば、終わる時間を決めてから始める。
これを越したら、次回に絶対に回す。
例えば、何かの意見を求められた時は、
一人一つは発言する。
例えば、会議後の意見は、聞かない。
その時発言しないと意見は反映されない。
そのかわり、出席できないのであれば、
先に意見を言っておく。
例えば、批判はしない。
最後に多数決をするのであるから、
その批判を聞いている時間がもったいないし、
批判されることで意見が言えなくなるような、
委縮傾向になりますからね。
結論は、実際に行動できる具体的な５Ｗ１Ｈを決めておく。
担当者を決めるとかも有効ですね。
（いつ・どこで・だれが・何を・どのように・・・）
全ての人が意見を言ってから、決を取る。
ひっくり返ることだってあるのですから。
などなど。
皆さんで決めたルールに沿って、
会議をしていくということを
決めるのです。
そのルールでやってみる。
そして、だめだったら直せばいいのです。
会議の仕方を決めずに会議をするので、
みなさん、もやもやとしてくるのです。
そして、不満が多いのも事実です。
不満が残る会議をすると、
決まったことに対しても不満となりますし、
やる気にもなりませんよね？
ですから、まず、会議の問題点をあげ、
改善のための会議をしてください。
そして、ルールを決定してください。
この時、本気で決めてください。
人任せで決めてはいけません。
ルール決めが一番大事な会議となります。
そのくらいの気持ちで決めてください。
あなたが、
今後一切、ルールに関して、
文句を言わないようになるくらい、
密度の濃い会議にしてください。
やりたくなるような会議にするのは、
自分たち次第です。
ですから、年度初めに改善会議をするのもいいですね！
人が変わりますからね！
会議は、そのときいる人で、
創りあげるものなのです。
司会者に任せておかないで、
あなたも創るための一員となりましょう！