無駄な業務は捨てなさい



毎日、業務がわんさとあって、
大変だと思われている職員も多いかと思います。

なんとかして、業務を減らしたいと思っていませんか?

例えば、業務日誌に天気を書く欄があるとします。
その天気は必要ですか?

事務が膨大になっている中、
何が簡素化につなげられるのだろうかと考える時に、
こんなこと必要?と思うけど、
続けていることのなかで、
無駄なことに目を向けるのです。

例えば、いつも、雪崩が起きる利用者用の本棚。
入れ方がうまくないだけではなく、
物が多すぎてあふれているから、
職員が片づけなければならない。
その本、その数だけ必要ですか?

何年も放置した状態の本なんか、
読む気にもならないでしょう。
なのに、片付けだけ、
職員の手に回ってくる。

「もの」や「こと」って、
あってもなくてもいいのに、
昔からあったりすると、
それを捨てていいのか、
取っておかなければならないのか、
始まった経緯を知らない人は
いつも困ってしまうと思うのです。

だから、
これは本当に必要なのか?、
何でこれをやっているのか?
そういう「理由」が必要なのです。

理由も知らずに、
現状に向かい合っているため、
どうすればいいのかが
わからなくなるのでしょう。

でも、基本的に使っていないものは、
いらないもののはずです。
いらないものは捨てるべきなのですけどね。

たとえば、ものは使っていなくても、
そこに存在するだけで、
意識してしまうため、無駄なのです。
そう、エネルギーの無駄。
気にするという無駄。

先ほど書いたお天気でさえも、
今日は曇りと書けばいいのか、
晴れに入るのか・・・などと
考えている時間の無駄。

こういうちょっとした何秒かの無駄を
毎日続けていることで膨大な無駄になります。

天気を書くくらいのはいいんじゃない?って
思うかもしれませんが、
このような、小さな無駄があるのです。
何十年も続けるわけで、
その労力ったら、もったいないです。

今あげたのはほんの一例です。
もちろん、必要ならやり続ければいいことです。
でも、どっちでもいいのであれば、
なくしていけばいいと思うのです。
もっと自分の時間や組織の時間に対して、
ケチになるべきです。

この会議、
何分(何時)で終わりにしよう!
と宣言すれば、
時間内に終ります。

終りを決めないことで、
ダラダラしていることも多くありますよね?

時間が長い分、
充分やった気になって、
疲れ果てます。
意味のない疲れです。

片付けもそう。
何時間もだらだらするのではなく、
今日は30分だけやろう!と、
一斉にやってしまえば、
さっくりきれいになります。

そうです。
皆さんの業務の多さは、
時間の管理のまずさでもあります。
ものの管理のまずさでもあります。

不要なものは捨て、
管理しなければならないものを少なくし、
時間は、管理することで、
不要にやっているふうな、
考えてるふうな時間を省きます。

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あなたには、まだやれることがあります。

業務が多いのではなく、
無駄が多いのです。
さあ、無駄をはぶいてみましょう。
業務は激減するはずです。

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